Chaque entreprise, entreprise, organisation forme un nombre suffisant de types et de types de documentation différents. Certains d'entre eux ont un but dans la communication externe, tandis que d'autres peuvent soutenir directement la structure interne de l'organisation pour diverses raisons. Quelles sont les fonctions des documents dans l'organisation?
Au cours de la formation de l'ensemble du système d'aide à la documentation, différents systèmes de documents ont été créés, notamment des documents administratifs, des rapports et des rapports, du personnel, etc. Il existe certaines exigences dans le domaine de la structure, de la conception et du contenu. En outre, il est important de comprendre à quel type de document appartient le document et quelle fonction il effectue. Cet article est consacré à l'examen du concept et des fonctions des documents.
Qu'est-ce qu'un document?
Ainsi, en général, l'activité principale d'une organisation est la formation de documents. Les fonctions effectuées par le document sont diverses. Par exemple, ils comprennent à la fois les aspects logistiques et organisationnels et administratifs. Un document est un objet matériel qui confirme un certain droit de quelqu'un ou un fait.
En même temps, il peut certifier l'identité d'une personne ou être témoin de quelque chose. En outre, le document est considéré comme un moyen de contenir des informations, qui peuvent refléter l' activité mentale d'une personne, ainsi que toute réalité de la vie. En Russie, ce terme est apparu depuis l'époque de Pierre Ier. Puis ce fut le témoignage écrit. Après cela, d'autres définitions ont commencé à apparaître, telles que "acte", "document de service", etc.
Le concept ambigu du terme
Toutes les activités sociales utilisent le terme ci-dessus. Dans le même temps, dans n'importe quel domaine d'activité de telle ou telle institution, organisation, industrie il y a une définition directe de ce concept. Cependant, aujourd'hui, il y a tellement d'opinions sur cette question qu'il n'est pas possible de donner une définition non ambiguë du terme «document». Les fonctions des documents sont intéressantes pour beaucoup.
Chaque spécialiste qui exerce ses activités dans le domaine de la gestion des documents ou de la gestion des documents a sa propre compréhension de cet aspect, bien que dans l'ordre législatif, il existe une définition officielle.
Le plus moderne à l'heure actuelle est considéré comme un moyen d'information de sauver des documents, que sur les supports matériels. Et chaque organisation a son propre domaine de travail dans le domaine de la gestion des documents, de sorte que les documents peuvent être classés pour différentes raisons. Ensuite, nous examinerons les fonctions des documents réglementaires, en fonction de leur objet et d'autres caractéristiques.
Classification des documents par désignation
Sur rendez-vous, les documents peuvent être: organisation-administratif, rapports et statistiques, pédagogiques-méthodiques, planification, scientifiques et techniques, documents sur le personnel et bien d'autres.
Selon la fonction qu'ils exécutent, les types de documents suivants sont distingués:
- commandes;
- commandes;
- divers types de rapports;
- instructions
- actes;
- protocoles;
- références;
- formulaires, etc.
Classification des documents par la méthode de fixation des informations
À leur tour, ils sont divisés en fonction de la façon dont l'information est enregistrée. Ceux-ci comprennent des documents écrits, graphiques, photo et vidéo. Ils peuvent être contenus à la fois sur un support physique et sous une forme informative (sur un ordinateur, sur Internet, etc.).
Il existe des documents destinés aux travaux externes et internes. Apparence comprend la documentation entrante et sortante. Et en proportion du niveau de difficulté (complexité), la classification suivante prévaut: simple et complexe. Les documents simples sont des documents qui impliquent la présence d'une question, et les documents complexes contiennent un certain nombre de questions.
Classification du degré de glasnost
Selon le degré de publicité de l'information, les documents sont ouverts et limités, c'est-à-dire avec plus ou moins de secret: top secret, confidentiel, etc.
En termes de force juridique, il convient de noter:
- authentique
- les doublons;
- faux (faux).
Le premier type contient des données qui confirment leur fiabilité, alors qu'elles sont correctement composées et décorées. Ces documents peuvent être valides et non valides, si la période de validité a expiré, ou si elle a été annulée par un remplacement par une autre loi. En totalité, les informations fournies par ce type n'ont pas de force juridique.
Les doublons sont des copies de documents. Et les faux contiennent de fausses informations sur quelqu'un, sont faits dans la mauvaise forme et contrairement à la loi.
Classement par maturité et obligatoire
Selon les termes de l'exécution, ils sont:
- Urgent, qui assume en temps voulu l'exécution du document;
- non urgent.
Selon les termes de stockage devrait être noté permanent et temporaire. La durée de conservation de ce dernier est de dix ans et plus.
Selon le degré de contrainte qu'ils peuvent être:
- obligatoires, c'est-à-dire qu'elles doivent être nécessairement exécutées et avoir un caractère juridictionnel;
- Informations qui contiendraient des informations sur les activités de l'entreprise.
Classification par degré d'unification
Par le degré d'unification, les documents sont également divisés en certains types. Parmi eux sont:
- documents spécifiques - uniques;
- typique - combiner des informations homogènes;
- Pochoir - avec le texte imprimé précédemment préparé, qui doit être rempli à la suite de la conception finale dans une situation particulière;
- unifié.
Dans ce dernier, le texte devrait être sur le côté gauche de la feuille, et sur la droite il y a des lignes. Les informations pertinentes sont saisies sous forme numérique ou textuelle dans la partie où se trouve la ligne ou le tableau (études par questionnaire, par exemple).
Historique de la documentation
Comme vous pouvez le voir, il n'y a pas de classification générale des documents, malgré le fait que dans l'analyse nous observons de nombreux types de documents. Retour aux XV-XVII siècles. la structure de tenue de dossiers était assez vaste, bien que seules des lettres, des ordres, des phrases aient prévalu parmi les documents. Mais chacune de ces espèces avait plusieurs types, par exemple, les ordres impliquaient aussi la documentation venant du gouverneur, et les certificats étaient des documents envoyés des ordres aux boyards, aux gens de bureau, etc. Il y avait une «lecture» impliquant une correspondance personnelle.
Fonctions
Les fonctions principales des documents sont divisées en général et spécial. Et chaque document peut exécuter plusieurs d'entre eux à la fois, ce qui contribue dans une certaine mesure à réduire le nombre de documents nécessaires au travail.
Les fonctions générales du document comprennent:
- information - quand un document est conçu pour stocker des informations;
- social - le document est un objet socialement significatif, pour sa création un besoin social est nécessaire;
- communicatif - un document est un moyen de communication entre organisations, entreprises, entreprises, etc .;
- culturel - il agit comme un moyen de préserver les coutumes culturelles.
Cette méthode de conservation est bien applicable dans les documents volumineux, y compris la documentation scientifique et technique, où le degré de développement de la société est clairement révélé.
Les fonctions spéciales des documents comprennent:
- gestion - le document est une méthode de gestion qui s'étend à la documentation organisationnelle et administrative;
- légal - il préserve et modifie les dispositions légales et les relations publiques (ceci inclut la documentation légale et légale, y compris les documents avec une fonction légale temporaire).
En outre, les documents peuvent être une source historique avec le contenu des données passées, par exemple, sur l'origine du travail de bureau, la documentation, dans la documentation générale.
La fonction de gestion documentaire est attribuée à quelques articles créés dans le cadre de l'une ou l'autre activité sociale.
Eléments du document
Il est important de souligner que le document comprend de nombreuses parties. Ces éléments sont désignés comme des conditions requises. Considérez le concept des accessoires.
Ceci fait partie intégrante des documents officiels. Dans l'ordre législatif, il n'y a que trente conditions requises avec leur enregistrement direct sous la forme de documents. Ils contiennent différents types d'ensembles de ces éléments. Leur numéro dans le document implique le but de sa création, ainsi que le but, les exigences de conception.
La documentation fournit un ensemble limité de ces parties. Si elles ne sont pas saisies ou incorrectement spécifiées, le document devient invalide et perd en conséquence sa force juridique. Ainsi, sans mettre les données requises sur le document en blanc, une interaction plus poussée avec d'autres organisations est impossible. Par conséquent, les données requises sont étroitement liées à la conception documentaire, puisqu'elles ont un effet direct sur l'exactitude de la conception de tout document de l'institution.
Conclusions
Ainsi, après avoir analysé les types et les fonctions des documents et Après avoir examiné la question importante dans le domaine de la gestion des documents et de la tenue des dossiers, il convient de noter qu'à l'heure actuelle, le document fait partie intégrante de toute activité. Sans cela, il est impossible, y compris, la production et le travail de chaque entreprise ou organisation. Puisque les principales fonctions du document comprennent le contenu de l'information, il est considéré comme un aspect important dans la structure externe et interne de l'entreprise, des institutions, etc.
Par conséquent, avec l'interaction des unités structurelles de n'importe quelle institution, la documentation est utilisée. Il est également important en tant que rapport pour les agences gouvernementales qui effectuent des inspections d'organisations. L'information spécifiée dans le document est, en premier lieu, la preuve que l'information a été effectuée.
Le processus de la documentation est en grande partie obligatoire, donc il est prescrit par la loi et les règlements, ce qui garantit la légalité et la légitimité. La rapidité avec laquelle la décision est prise par la direction dépend de la rapidité avec laquelle le document est traité et exécuté. C'est la bonne organisation des activités d'une entreprise, y compris la gestion des documents, la gestion des documents, qui contribue à assurer l'ordre au sein de l'institution. Ce type de système garantit une interaction harmonieuse entre les parties structurelles des organisations.